6 вызовов в коучинге виртуальных команд и способы их решения/ Six Challenges Of Coaching Virtual Teams & How To Address Them

English version: https://teamcoachinginternational.com/six-challenges-coaching-virtual-teams/
Перевод: Евгения, Самсонова, АСС

Благодаря быстрым темпам технологических инноваций за последние десятилетия мы наблюдаем значительные изменения на рабочих местах. Все чаще команды создаются таким образом, что их члены разбросаны по всему миру и связаны только технологиями. Как  командным коучам, нам нужно научиться делать нашу работу в постоянно растущем виртуальном мире, что означает коучинг виртуальных команд. Такова реальность.

С точки зрения организации, создание виртуальных команд вполне оправдано. Это позволяет организациям работать, используя  большой пул талантов по всему миру. Без ограничений местоположения члены команды выбираются на основе их таланта, опыта, набора навыков и темперамента.

Кроме того, с точки зрения организации, есть отличные причины для виртуального командного коучинга. Существует очевидное отсутствие расходов на поездки, проживание и питание. Но помимо финансовых затрат на все поездки всегда тратится время. Члены команды отсутствуют и недоступны;

больше стресса для сотрудников и их способности быть продуктивными. Существуют значительные затраты, связанные со сбором команды лично в одном месте.

Кроме того, встречи с виртуальными командами легче планируются и удобнее для членов команды. Это отличный способ оптимизировать время для членов команды и максимизировать инвестиции в развитие команды. Больше команд воспользуются коучингом команд, когда увидят, что это соответствует их потребностям в экономии и эффективности.

Тенденция безошибочна. Организации продолжают уделять особое внимание созданию виртуальных команд, включая гибридную комбинацию, когда некоторые члены команды расположены в одном месте, а некоторые – разбросаны по миру.  Коучинг виртуальных команд приносит уникальный набор вызовов, и в этой статье мы рассмотрим шесть главных из них.

Сейчас существует больше способов для команд, чем когда-либо, для общения в виртуальной среде. Это и преимущество и, иногда, головная боль, даже когда технологии работают без проблем.

Для командного коуча, стремящегося  работать эффективно, вызов начинается со знакомства и компетентности в работе с технологической платформой. Легче, когда это выбор коуча, сложнее, когда коуча просят использовать платформу компании. В наши дни не так много вариантов  платформ, но  гораздо больше вариантов устройств.

Раньше было проще. Телефон. В наши дни нам нужно, чтобы собрание работало на всех устройствах: телефонах, планшетах, ноутбуках и настольных компьютерах. В случае с технологиями лучшая практика начинается с использования платформы, которой вы часто пользуетесь и с доступной  техподдержки, если вы используете незнакомую платформу. Кроме этого,  имейте план B.

Предположим, что будут технические проблемы.

Технология — это вызов, особенно до тех пор, пока вам не станет с ней удобно, но это не должно стать препятствием. Есть варианты, когда технология может содействовать вовлеченности и фактически поддерживать процесс,  через использование доступных функций онлайн-платформ.

Проведение исследования или опроса

Одним из преимуществ использования функции опроса в среде виртуальной встречи является то, что оценки всегда агрегируются и анонимны. Это дает вам «командный» ответ, который более основан на системе, чем голосование с помощью устного опроса или поднятых рук.

Использование функций чата

Это обеспечивает способ вовлечения к участию тех членов команды, которым удобнее писать, чем разговаривать с группой. Это позволяет переключать энергию, вставляя тихий момент размышления, и это способ уловить мысли, мнения и хорошие идеи для дальнейшей работы.

Разделение

На некоторых платформах вы можете создавать комнаты для разговоров небольших групп, которые могут быть особенно полезны для больших команд или как вариант разделения темы на несколько элементов.

Опция «поделиться экраном»

Она обеспечивает возможность обмена визуальными данными из удаленных мест, проще, чем лично. Совместное использование презентаций или документов, а также фотографий вечеринок. То, что основано на технологиях, не должно делать пространство удаленной команды безличным. Отнюдь нет. Галерея фото с веб-камер — это простой способ сделать окружение работающей удаленно команды более «личным».

Цель коучинга виртуальных команд — оптимальный опыт коучинга команды и наилучшее использование времени, внимания и энергии команды. Формат и расписание будут варьироваться от команды к команде в зависимости от доступности, бюджета и географии, но здесь приведены некоторые типичные рекомендации.

Продолжительность сеанса

90 минут – это оптимальная продолжительность запланированной сессии. После этого появится усталость и усилия для работы удаленной команды будут менее продуктивны.

Частота

При виртуальном коучинге обычно сессии проходят чаще по сравнению с сбором команды лично. Как правило, это дважды в месяц или каждые две недели.

Размер команды

Проблема появляется в виртуальной коучинговой среде, когда в составе команды более 12 членов. Учитывая природу технологической среды, большой группе работать труднее.

Вопросы с часовыми поясами

Наша рекомендация номер один: рассейте боль. Там, где возможно, ищите промежуток, где есть доступные всем дни/время, но имейте в виду, что в некоторых случаях это будет невозможно. Удостоверьтесь, что работающие удаленно члены команды не работают постоянно поздно ночью или рано утром.

Случай, когда часть команды работает удаленно, а часть – в офисе.

В некоторых случаях у вас будет комбинация, когда некоторые члены команды находятся в одном месте (люди в «штаб-квартире»), а часть – разбросаны по разным точкам. Наша рекомендация: если кто-то находится один, сделайте так, чтобы все из команды находились по одному. Динамика наблюдения, когда одна часть команды собирается, другая часть может остаться изолированной, может создать ощущения, что кто-то присутствует, а кто-то «за периметром». Когда все находятся индивидуально, это минимизирует шанс разговоров не по теме и поможет улучшить качество звука.

Потребность в спокойствии и конфиденциальности

При подготовке виртуальных команд к командному коучингу важно также подчеркнуть необходимость спокойствия и уединения. Это устраняет отвлекающие факторы и создает более безопасное пространство для реальной беседы, которая не будет подслушана другими.

Что мы можем сделать в 90-минутных промежутках, и при этом повлиять на что-то? Когда мы работаем лично с командой и двух-трех часов не хватает. Теперь мы сжимаем сессию в 90 мин. Это означает внесение изменений в наше планирование, но все же есть ключевые результаты коучинга, которые  быть достигнуты.

Выстраивание раппорта

Простой акт, связанный с намерением построить более сильную команду и быть в честном общении друг с другом, сам по себе является ценным результатом. Как часто команды используют эту возможность, когда составляют свои плотные расписания? Командный коучинг дает им повод и возможность, на которые у них редко бывает время. Используйте возможность, чтобы помочь членам команды узнать друг друга поближе. У виртуальных команд нет комнаты для отдыха или кулера с водой, где они могут строить такие отношения; уделите время этому с командами в виртуальном пространстве.

Создание доверия и интимности в виртуальной рабочей среде

Командный коучинг и развитие команды должны улучшить  в команде эффективное сотрудничество. Речь идет об отношениях; содержание разговора важно, но это не то, где происходит обучение в команде. Высокоэффективные команды научились создавать более глубокие уровни доверия, честности и соединенности. Это опыт, который мы пытаемся дублировать в виртуальной среде.

Ответственность и обучение

Одним из основных преимуществ коучинговой модели является акцент на шагах действий, за которыми следуют друг за другом ответственность за действие, а затем извлечение уроков от предпринятых действий. Виртуальная среда более чем подходит.

Сессия

Каждая коучинговая сессия команды, независимо от того, проводится ли она при личном присутствии или виртуально, — это возможность для команды выполнить настоящую работу по важной  для команды проблеме. Команда выбирает актуальную и своевременную проблему, которая требует решения или плана, а затем в течение следующих 30 минут команда проводит «обычную бизнес-встречу», а коуч наблюдает за динамикой команды в действии, которая создает богатый материал для обратной связи и коучинга.

Мозговой штурм/ Планирование

Виртуальная среда хорошо подходит для этих обычных результатов, включая удобство настройки дискуссий в небольших группах.

Признание / Благодарность

Некоторые члены команды могут чувствовать себя безопаснее в виртуальной среде или более комфортно в отношении личной благодарности или признания заслуг, которое может быть частью сессии.

Фактически, виртуальной среде присущие сильные стороны, когда мы замечаем, что этот виртуальный мир является вербальным каналом. Да, мы большие сторонники использования веб-камеры, поэтому люди видят друг друга как человеческие существа, а не бестелесные голоса. Использование веб-камеры также помогает поддерживать взаимодействие, устраняя многозадачные соблазны. Но по сравнению с богатой визуальной средой личной сессии виртуальный сеанс становится коротким.

В виртуальной среде мы полагаемся на вербальный канал. И это превращает в

сильные стороны:

• Решение проблем

• Творческое мышление / инновации

• Рассказывание историй / моделирование

• Как мы уже отмечали: планирование действий и признание

Когда многие визуальные сигналы отсутствуют, вербальные и звуковые каналы более важны. Это означает, что вы слушаете и осознаете тон голоса и влияние сказанного и несказанного.

Это не ваш ежедневный «звонок по громкой связи». Несмотря на технологические проблемы, о которых говорилось ранее, членам команды удобнее и сподручнее с инструментами для виртуального соединения. Это хорошая новость.

Плохая новость: теперь у них есть хорошо практикуемые привычки, которые не помогают нам в коучинге команд в виртуальном мире. Сеанс коучинга команды — это не ежедневный конференц-колл, где присутствие на 25% или меньше является приемлемым и более или менее нормальным.

Навыки для вербального канала

Один из ключей к тому, чтобы сделать этот виртуальный мир более эффективным, — это еще раз подумать о природе этой среды: это вербальный канал. Это осознание дает нам возможность сфокусироваться: сосредоточьтесь и улучшите навыки для этого вербального канала.

Для команд это, конечно, включает курс навыков слушания. Активное слушание. Суммирование. Прояснение. Самые ценные навыки, которым команды могут научиться, это умение быть открытыми и любопытными. Это умение, которое будет поддерживать команду в любом взаимодействии, потому что это вербальный навык. Это особенно хорошо подходит для виртуальной среды — среды, где это легко практиковать и результат будет заметным.

Научите команду задавать открытые вопросы, короткие и мощные. Помогите командам узнать различие между открытыми и закрытыми вопросами, и как это влияет на разговор. Проведите различие между защитой и иследованием, а также обратите их внимание на баланс в их командных беседах. В большинстве случаев команды уже достаточно хорошо разбираются в том, чтобы заявить о своей позиции, внести идею или предложить решение. Они не так хорошо разбираются в задавании любопытствующих вопросах, мастерстве исследования.

Необходимость тренировки команды

Команды привыкли к стандартным вызовам и поведению, которое с ним связано, включая уровень взаимодействия, темп, тон и функцию. Чтобы использовать ту же технологическую платформу для создания другого опыта, вы пробуете и тренируетесь. Это начинается с объяснения, но также должно включать желание команды взять на себя ответственность за эту цель и удерживать друг друга на ней. Мы рекомендуем работать с командой для создания конкретных командных соглашений по протоколу и того, как команда работает вместе в этой среде.

Адаптация экспериментальной работы

Это правда, мы теряем многие возможности для экспериментальной деятельности команды, потому что команда не мобильна, но есть способы адаптировать часть экспериментальной работы, когда мы помним, что используем вербальный канал.

В командном коучинге самый важный разговор – это разговор членов команды друг с другом. Вот где происходит изменение. Как командные коучи мы отвечаем за создание условий для этого разговора и управление процессом. Проблема здесь заключается не столько в самой виртуальной среде; проблема заключается в том, что мы не знакомы с этой средой. Существует социальный аспект коучинга команды лицом к лицу, который мы пропускаем, когда каждый является узлом в сети. Мы больше привыкли к публичной разговорной обстановке. Мы не очень знакомы с фасилитацией команды в виртуальной среде.

Это осознание как для коуча, так и для команды. Это новая территория для каждого из нас. Это первое место, которое должно быть прозрачным с командой: установите контекст. Цель состоит в том, чтобы максимизировать ограниченное время вместе, чтобы команда установила основные правила, которые поддерживают участие. Постоянная прозрачность будет ключом к успеху процесса.

Ниже приведены некоторые типичные проблемы, которые могут сорвать командный разговор.

• Голос, который доминирует. Иногда это властный голос или хулиган; иногда это

• восторженный голос, но для других остается мало пространства.

• Тихий голос. Он присутствует, но не является вкладом. Иногда это результат задумчивого размышления; иногда он  всех сдерживает.

• Лидер команды. Лидер команды имеет уникальное влияние на беседу в команде.

• Бесконечный хаос. Люди разговаривают друг с другом; перебивание; потеря фокуса; слишком много тем для разговора одновременно.

И вот пара типов поведения, которые чаще всего возникают в виртуальной среде.

• Члены команды уходят и возвращаются: команда мирится с «прерываниями»;

• Члены команды занимаются несколькими задачами одновременно.

Это ключевые области для соглашений в команде, чтобы максимизировать эффективность работы в виртуальной командной коучинговой среде. Спросите команду: «Как вы справитесь с этими ситуациями, если они наступят?» В некотором роде виртуальная среда фактически дает нам, командным коучам, разрешение быть прямым.

Наряду со всеми обычными способами, которые могут беспокоить коуча перед  командной коуч-сессией, виртуальная среда приносит уникальный набор причин, особенно когда это новый опыт. Одним из типичных изменений для коуча является обучение правильному балансу между вмешательством, слушанием и наблюдением. Как коучи, мы отвечаем за этот процесс, но это не значит, что мы доминируем. Обратите внимание на естественный соблазн заполнить воздушное пространство и компенсировать тишину в команде. Обратите внимание на свои собственные тенденции и триггеры самоуправления.

Обратите внимание, что навыки командного коучинга по-прежнему применяются. Ваш основной фокус по-прежнему слушать то, что находится ниже поверхности разговора. Слушайте подводные течения и любопытствуйте, что происходит на эмоциональном и динамическим уровнем команды, потому что команда вряд ли будет слушать на этом уровне. Обратите внимание, когда ваше внимание сосредоточено на содержании беседы, когда вы слушаете, чтобы понять или проанализировать ситуацию для решения проблем. В качестве коуча ваша ценность заключается в том, чтобы помочь команде увидеть привычки и шаблоны в том, как они взаимодействуют.

Этот развивающийся мир

Некоторые говорят, что виртуальный мир  больше не зарождающийся, поскольку он окружает нас сейчас во всех аспектах нашей жизни. Зарождается наша способность работать в этом мире в качестве  командных коучей. Она появляется по мере того как мы знакомимся с ней, и по мере того как в организациях растет тенденция создавать географически разбросанные команды.

Честно говоря, большинство коучей предпочитает коучинг лицом к лицу, нежели виртуальный коучинг команд. К сожалению, мир команд не будет соответствовать нашим пожеланиям; нам нужно научиться эффективно коучить виртуальные команды. Потребность в нашей работе слишком важна. Миссия в основном не изменилась. Меняется среда.

Вот другая, возможно, более ресурсная точка зрения: на самом деле это выдающаяся возможность расширить влияние нашей работы. Для организаций способность использовать командный коучинг более удобными и экономичными способами означает, что есть более сильный стимул. И в конце концов,  это еще большой потенциал для воздействия.